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ビジネスマナー◇新入社員・13の常識

      2015/10/07


心理カウンセラー・ラッキー

「学生の常識」と「社会人の常識」はまったく違います。

「社会人の常識」を入社してから覚えていたのでは、第一印象で「ダメなやつ」という烙印を押されかねません。

新入社員になって自分が戸惑わないためにも、「会社員としての基本」は事前に押さえておきましょう。

今回は、「新入社員が知っておくべき社会人の常識」を13個に絞って簡潔にお伝えいたします。

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会社の備品は、家に持ち帰らない!

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入社すると、ボールペン・メモ帳・ホッチキス・電卓・CD-ROMなど、さまざまな事務用品が会社から支給される。これらは、あくまでも会社の持ち物で、「社員に差し上げた」わけではありません。

これらを持ち帰ってしまうと、それは窃盗

不景気のためか、「会社の備品の持ち帰り」をしっかりとチェックしている会社も少なくありません。「ボールペンの1本ぐらい大丈夫だろう」と軽い気持ちで持ち帰ってしまうと、社会人として最も大切な「信用」を失ってしまいます。くれぐれもお気を付けください。

 

朝起きたら高熱が!「休ませてください」は誰に言う?

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「朝起きたら熱がある」、「腹痛で病院に行きたい」。誰にでも起こりうる突然の体調不良。このようなときは、誰に連絡を取ればよいのでしょうか?

基本的には、「自分の直属の上司電話で連絡」するのが正解。

上司に直接話せば、「仕方がないな、今日は温かくしてシッカリと休みなさい」と優しくしてくれる場合が多い。しかし、「○○さんは風邪でお休みするそうです」と第三者から聞いた上司は、立腹することもあります。「体調管理もできないのか、失格だな」と。

上司が不在の場合は仕方がありませんが、極力「自分の声」で体調不良を伝えましょう。

また、回復して出社した際には、お詫びも必要です。「有給で休んだのだから問題ないでしょ」という態度ではなく、「ご迷惑をかけて申し訳ございません」という謙虚な気持ちで、ひと言あやまりましょう。

 

メールは手抜き…基本は「対面」

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最近では、同じ部署内やフロアにいながら「例の資料、見せてくれる?」などと、メールで会話する社員も多いそうです。

メールやLINEで会話することに慣れっこになっている若者も多いと思いますが、ビジネスの場では「対面」が基本

メールは「表情」まで伝わりません。だからと言って、ビジネスメールで「顔文字」を使うわけにもいかない。つまり、メールの会話は誤解を生む原因となってしまうのです。とくに上司や先輩には、必ず「対面」で報告するようにしましょう。

 

携帯電話はあくまでも緊急用

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メールと同じく、携帯電話を気軽にかけてしまう若者も多い。しかしビジネスの場合は、相手がどのような状況かわからないので、緊急の場合を除いて携帯電話にかけないほうがいい。通常は固定電話で連絡を取りましょう。

また、金額や期日などの「数字」の入った話や、重要な話は、電話で済ませないこと。「1時」を「7時」と聞き間違えたりして、誤解の元となります。「詳しくはメールにてお送りします」という感じで、重要な話は文章にすることが必要です。

 

会社の携帯電話紛失で大変なことに!

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会社から支給された携帯電話をなくしたら、それはもう一大事!

「連絡先がわからなくなる」ということではなく、お得意先やお客様の個人情報が流出してしまうからです。もしも、それが悪い人に悪用されたら、会社の信用がガタ落ちになり「会社の存続問題」にまで発展してしまうかもしれません。

喫茶店・電車・タクシーなどの中で「ポンッ」と置いてしまう癖のある人は、とくに要注意!警察官の拳銃と同じように、会社の携帯電話は「厳重に管理」しましょう。

 

「ほう・れん・そう」のコツ

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新入社員研修で、まず最初に習うのが「ほう・れん・そう」。「ほう・れん・そう」とは、上司や先輩への『報告・連絡・相談』のことです。

これらがシッカリと出来ている若手は、高い評価を受けるもの。逆に「あの件はどうなっているかね?」と上司から聞かれるようでは、ダメ社員のレッテルを貼られてしまいます。まずは、小まめな『報告・連絡・相談』を心がけることが肝心です。

そして、『報告・連絡・相談』で重要なことは2つ。

  • できるだけ早く
  • 結論から話す

たとえば、トラブルやミスが起きたときに「まずい!怒られる!自分で何とかしよう」と考えてはいけません。問題が悪化するまえに、少しでも早く上司や先輩に『報告・連絡・相談』することが必要です。

また、どんな報告でも「結論から話す」ように心がけましょう。物語のように1から話していると、相手をイラつかせてしまう。「で、結論は?」と催促されるようではいけません。

 

ホッチキス留めの基本は?

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新入社員は、コピーやホッチキス留めを支持されることが多い。ここでは、ホッチキス留めの基本を覚えておきましょう。

・横書きの書類は…左上

・縦書きの書類は…右上

これが基本形。また、書類がめくりやすくなるよう、ホッチキスの芯が「斜め45度」になるように留めましょう。

それから、書類はしっかりと揃えてから留めることも忘れずに!このような細かなところに「人間性」が表れます。

 

社会人は「身だしなみ」で性格を判断される!

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友達付き合いとは違い、ビジネスマンは「身だしなみ」で性格を判断されてしまいます。なので「見た目」も大切!とくに気を付けたいところは、以下の3点です。

スーツ

スーツは、高級なものを選ぶより、身体にピッタリとフィットするものを選びましょう。それだけで、パリッとした印象を与えることができます。

ワイシャツ

ワイシャツの一番上のボタンはきちんと締めましょう。第一ボタンが開いていると、だらしなく見えてしまいます。最初のうちは首が窮屈ですが、いずれ慣れていきます。

清潔感

清潔感は「先端」に表れる。大切なのは「髪形・爪・靴」の3つのポイントを清潔に保つことです。

 

「お客さまをご案内」できますか?

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新入社員は「お客さまを応接室までご案内して」と上司に指示されることも多い。そんなときに「どうやって案内したら良いですか?」なんて聞くわけにもいかないですよね。ここで基本形を覚えておきましょう。

まず、決まり文句は…

「いらっしゃいませ○○様、お待ちしておりました」

「○○室にご案内いたします。こちらへどうぞ」

そして、お客様の左斜め前を歩いてご案内すればOKです。

 

「上座」ってどこ?

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上座とは「身分の高い人が座る場所」。お客様が一番の上座に座り、次に上司、そして部下は「下座」に座るのがマナーです。

基本的には「出入り口から遠い席」が上座となります。しかし、この「上座」は案外ややこしいもの。

●応接室の場合は、こう↓

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●タクシーの場合は少しややこしくて↓

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●会議室はもっとややこしくて↓

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「お茶の出しかた」の基本は?

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お客様をご案内したら、次はお茶をお出しします。これも、基本形を覚えておけば大丈夫!

①ドアを3回ノックしてから「失礼いたします」と入室

②一人一人の右後ろから「どうぞ」とお茶を置く

「失礼いたします」と退室

重要な話をしているときは、「失礼いたします」とはっきり述べず、小さな声で「失礼いたし…」という心遣いも大切です。

 

訪問先で、ついやってしまう失敗

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カバンをソファーや机の上に置くのはNG!

大きなカバンは靴と同じ。訪問先では床の上に置きましょう。書類を取り出すときも、机の上に置いてはいけません。また、ハンドバッグのような小さなものであれば、椅子に置いてもOKです。

コートはいつ脱ぐの?

訪問先でコートを脱ぐタイミングはオフィスビルに入る前、または玄関に入る前

また、一般家庭を訪問するとき「素足」は厳禁です。必ず靴下をはきましょう。

「近くに来たから、ちょっと立ち寄る」はOK?

アポイントメント(約束)なしで訪問するのはマナー違反。常識を疑われてしまいます。

「手みやげ」はどうやって渡すの?

手みやげは、風呂敷や手さげ袋から出して両手でお渡しするのが基本です。

 

ビジネス用語は必須!

新入社員にとって一番の難関が「ビジネス用語」だと思います。

たとえば、「チョッキします」「マエカブ・アトカブ」と聞いて、「なんのこっちゃ」と思う人も多いと思います。

チョッキとは、「直帰」のことで、「仕事先から会社に立ち寄らず、直接家に帰ること」。

それから、「マエカブ・アトカブ」は「前株・後株」のことで、株式会社○○が「前株」、○○株式会社が「後株」になります。

その他にも、覚えなければならないビジネス用語はたくさんあります。

こちらの記事に、主要なビジネス敬語をピックアップしてありますので、合わせて読んでおくときっと役立つと思いますよ。
↓↓↓
基本的なビジネス敬語30選◇電話・メールもこれで安心!

以上、『ビジネスマナー◇新入社員・13の常識』でした。

最後までお読みいただき、本当にありがとうございます!
(心理カウンセラー・ラッキー)

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